Elke consument kent het volgende scenario: je kijkt in de etalage, ziet hét paar nieuwe laarzen (of schoenen of pumps), loopt de winkel in, en wat blijkt? Jouw maat is niet op voorraad. Je kunt natuurlijk vragen wanneer de nieuwe zending binnenkomt of het filiaal in, pak hem beet Breda, de maat nog wel op voorraad heeft. Het heeft vaak geen enkele zin: De informatie over voorraden in de keten (bij andere filialen en/of bij de leverancier) is meestal niet aanwezig of hopeloos achterhaald. Vervelend voor de eindconsument, maar zeker net zo onvoordeling voor de winkelier en de leverancier zelf. Door de onduidelijkheid en gebrek aan communicatie tussen leveranciers en winkels lopen retailers veel kopers, en dus omzet, mis. Een euvel dat makkelijk op te lossen lijkt als de voorraadinformatie up-to-date en accuraat zou zijn. Én automatisch aangepast zou worden aan de vraag.

Angst
De titel van de onlangs afgeronde afstudeerscriptie van Bo Remmerswaal en Michelle Plugge is dan ook niet voor niets ‘No EDI? No business!’. De studentes deden voor hun studie aan de TMO Hogeschool voor Modemanagement onderzoek naar het gebruik van EDI op de Nederlandse markt en vergeleken de resultaten met de situatie in Duitsland. Daaruit bleek dat de oosterburen wat EDI betreft ver op ons voor lopen; De Duitsers zijn al veel langer bezig met het digitaliseren van hun waar. Het is zelfs zo dat op dit moment tachtig procent van de Nederlandse retailer hier nog niet mee bezig is.

Hoe komt het dat de Nederlandse detaillist zo traag is met het digitaliseren van de keten die loopt van leverancier (in dit geval de brand owner) tot aan de consument?

Volgens het boekje De Kracht van Digitale Samenwerking dat dit jaar werd uitgegeven door onder andere het Hoofdbedrijfschap Detailhandel, is de reden dat de Nederlandse detaillist (nog) niet meedoet aan het digitaliseren van de informatiestroom tussen verschillende schakels gelegen in de vraag ‘wat levert het (EDI) me dan op?’. Steven Witteveen van FashionUnited eBusiness beaamt dat het vooral onbekendheid is dat tot huiver leidt. Volgens Harry Bijl, Branchemanager Mode bij Mitex en betrokken bij het project Platform Ketendigitalisering, is de reden dat retailers niet massaal overstappen op EDI het gebrek aan IT-visie, strategie en know how. Ook zien ze op tegen de kosten en logistieke procesveranderingen, worden opleidingen als lastig en duur ervaren en speelt bij de leveranciers en agenten het probleem dat Nederland als tijdrovend en onprofessioneel wordt ervaren, vanuit onder andere Duitsland. Agenten hebben weinig of geen kaas gegeten van de praktijk en procesgang van de retailer, zo zegt Bijl. Met als klap op de vuurpijl: De communicatie tussen landen en afdelingen geeft veel communicatieruis (door disciplines, taal, middelen en belangen van leverancier en/of agent).

Voordelen
En dat terwijl de voordelen zo talrijk zijn. Harry Bijl, Branchemanager Mode bij Mitex en betrokken bij het project Platform Ketendigitalisering dat vorig jaar werd opgericht met als doel te bereiken dat alle partijen in de keten op eenvoudige, efficiënte en effectieve wijze elektronisch informatie met elkaar kunnen uitwisselen en/of delen, benadrukte dat nog eens tijdens zijn lezing op het GS1 congres (op 23 september j.l.). “Door EDI kom je,” zo zegt Bijl, “dichter bij de wensen van de consument. Om over sneller reageren op het koopgedrag en kostenreductie nog maar te zwijgen.” Of, zoals het in het boekje De Kracht van Digitale Samenwerking abstracter wordt verwoord: ‘Het is voor de continuïteit belangrijk dat uw onderneming zich snel en flexibel kan aanpassen aan de veranderende vraag.’

Ook Remmerswaal en Plugge noemen in hun scriptie vele voordelen van EDI. Volgens hen zijn behalve bovenstaande redenen om EDI in te voeren ook zaken als een betere toegang tot informatie van buitenaf en het verminderen van gemaakte fouten in het administratieve proces een pre. Dat er ook beperkingen zijn, geven de onderzoeksters evenwel toe.

Die wegen echter volgens ondernemer Roel Elbrink van Eringa Mode in Almelo niet op tegen de voordelen. Elbrink startte enkele jaren geleden met elektronische uitwisseling van data tussen zijn winkel en de fabrikanten waarmee hij samenwerkt. Getwijfeld heeft hij nooit. Maar Elbrink loopt op zijn tijd vooruit, denkt hij. Nu plukt hij al enkele jaren de vruchten van EDI. “De collecties worden automatisch aangepast en ik heb beter inzicht in wat wel en niet wordt verkocht.” En, belangrijker, de fabrikant heeft dat ook. Dus zodra er een gat in een collectie valt, wordt dat automatische gevuld. “Zo heb ik een hogere omloopsnelheid en betere bruto rentabiliteit.” Om de eventuele nadelen hoef je het volgens de ondernemer echt niet te laten. “Het installeren van de software was een fluitje van een cent,” zegt hij. “Het enige dat het me heeft gekost is een heel klein beetje tijd.” Wat Elbrink jammer vindt is dat veel fabrikanten nog niet met EDI werken. “Maar het is het zeker waard.”

Overtuigen
Hoe overtuigen we de Nederlandse retailer ervan dat EDI misschien eerst geld kost en onwetendheid oplevert, maar dat zich dat later allemaal zal uitbetalen in kostenbesparing en kennis over het aankoopgedrag van de consument en de tijdige beschikbaarheid van de juiste goederen? Want ook Elbrink zegt het weer: “Onbekend maakt onbemind”.

Om de retailer van informatie te voorzien zijn in de loop der jaren verschillende websites en platforms opgericht, folders en boeken gepubliceerd. Vorig jaar ontstond het initiatief ‘Platform Ketendigitalisering Mode, Schoenen en Sport (MSS)’ waarvan ook de website veel informatie bevat (mssketendigitaal.nl). FashionUnited eBusiness zet zich als EDI service provider al sinds 2001 in voor verbetering van de communicatie tussen de brand owners en de retailers (ook op fashionconnect.nl is veel informatie te verkrijgen) en op het congres van GS1 (Global Standards One), dat helpt bedrijven beter samen te laten werken teneinde de consument sneller, beter en tegen lagere kosten te bedienen, spraken verschillende kenners over EDI, waaronder Harry Bijl en Bo Remmerswaal en Michelle Plugge.

Aan informatievoorziening geen gebrek, zou je zeggen. Laten we dus hopen dat de Nederlandse ondernemer de voordelen van EDI in gaat zien. Dat de angst en onwetendheid van de Nederlandse retailer verdwijnt doordat de mode- en IT-branche goede voorlichting blijven geven.

Als duidelijk wordt dat de vraag naar die rode jurk in Amsterdam het aanbod ruimschoots overschrijdt, kan de volgende zending rode jurken automatisch naar het juiste adres. Iedereen tevreden, toch?

Wat is EDI?
EDI staat voor Electronic Data Interchange en is het elektronisch uitwisselen van informatie tussen verschillende computersystemen. EDI is een methodiek die wereldwijd wordt toegepast.

Wat is ketenintegratie?
Ketenintegratie is het integreren van verschillende schakels of bedrijfsprocessen in een keten. De keten is in dit geval ‘de consument, de retailer, de agent of disibuteur en de brand owner’. Grondstoffen worden tot op heden buiten beschouwing gelaten. EDI is een middel waarmee je ketenintegratie kunt bewerkstelligen.

Welke informatie wordt uitgewisseld middels EDI?
Van brand owner naar retailer: product informatie, bevestigingen van voororders, pakbonnen en facturen. Van retailer naar brand owner: doorverkoopcijfers vanuit de kassa, voorraadgegevens en nabestel orders.

Geïnteresseerd?
Neem contact op met het Platform Ketendigitalisering, met FashionUnited eBusiness of met uw softwarehuis. Zij kunnen u voorlichten en helpen bij de invoering van EDI.

Systemen
Er zijn verschillende systemen voor EDI. Traditioneel loopt EDI via een EDIFACT koppeling tussen twee partijen onderling. Het MessagingCenter van FashionUnited eBusiness maakt het mogelijk om middels één koppeling (flat file dan wel EDIFACT) met verschillende partners EDI berichten uit te wisselen (zie www.FashionConnect.nl). Tevens kan FashionUnited eBusiness niet-gestandaardiseerde product data van leveranciers omzetten in een meer gestandaardiseerde vorm.